Travel Policy & Expense Management

Разработка трэвел-политики (Travel Policy), автоматизация и оптимизация
затрат на деловые поездки клиента (Expense management)
Как известно, расходы на деловые поездки и командировки сотрудников, а также сопутствующие их организации затраты рабочего времени сотрудников административного и финансового отделов, занимающихся их сопровождением, — являются значительной статьей корпоративных расходов (часто самой значительной после ФОТ и затрат на аренду офисных площадей).
Zelenski Corporate Travel Solutions предлагает консультационные услуги и разработку индивидуальной, обоснованной трэвел-политики деловых поездок для каждого клиента.

Консалтинговые услуги ZCTS входят в комплекс обслуживания и включают в себя:

Определение приоритетных авиакомпаний
Билеты на рейсы таких авиакомпаний будут автоматически рассматриваться в первую очередь при обработке заявок клиента. При достижении определенного объема перелетов ZCTS инициирует подписание трехстороннего соглашения для предоставления компании клиента специальных корпоративных тарифов напрямую от авиакомпании.
Утверждение оптимальной аннуляционной политики, которой мы рекомендуем придерживаться
Проанализировав количество и сумму штрафов, удержанных поставщиками услуг с клиента за отчетный период, наши специалисты подскажут, как приобретать билеты и услуги по наиболее выгодным тарифам, при этом сохраняя оптимальные возможности возврата билета или аннуляции услуги, отказа от размещения в гостинице.
Рекомендации по выбору оптимального варианта перелета
Подбор наиболее выгодных рейсов по времени суток, рабочим / выходным дням, что обеспечит максимальную экономию рабочего времени сотрудников и способствует сокращению расходов как на перелеты, так и на дополнительные услуги (проживание в отеле, трансферы, питание и т.д).
По статистике, основная экономия (до 21%) достигается за счет комплексного подхода и правильно подобранного маршрута перелета и тарифа, и только около 3% экономии возможно за счет снижения сервисного сбора агентства.
Определение приоритетных средств размещения
Аналитика и составление базы приоритетных отелей, исходя из бюджета на проживание, требований к классу обслуживания и комфорту, месторасположению отеля и дополнительным услугам, принятым в компании клиента для каждого сотрудника. При определенных объемах номера/ночей мы предлагаем клиенту заключить договор с отелем для предоставления конфиденциальных корпоративных тарифов на проживание.
Утверждение оптимальной процедуры оформления командировочных документов
Билеты, ваучеры, финансовые документы хранятся в электронном виде в личном кабинете клиента в системе управления командировками «ZCTS-Online», оригиналы документов доставляются клиенту бесплатно в соответствии с утвержденным порядком и периодичностью доставки.
Разработка и аналитика трэвел-политики (travel policy) клиента, исходя из организационной структуры компании и состава персонала, определение класса услуг и бюджета командировок для каждого сотрудника компании клиента.
Утвержденные данные будут автоматически учтены при подборе билетов, отелей и других услуг при организации командировки для каждого сотрудника клиента. Трэвел-политику могут соблюдать как сотрудники клиента при самостоятельном оформлении поездок с помощью системы «ZCTS-Online», так и специалисты ZCTS, при обработке заказов клиентов.
Правильно разработанная трэвел-политика, при её соблюдении в планировании командировок, положительно влияет на снижение затрат компании (до 30%), экономию рабочего времени трэвел-координатора, административного и финансового отделов клиента (до 480 часов в год), уменьшение финансовых и организационных рисков, а также ошибок, связанных с человеческим фактором.